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[슬기로운 리더생활 시리즈] #5. 최신입의 반복되는 실수와 허둥지둥, 우왕좌왕

등록일 2020년04월27일 10시59분 트위터로 보내기


 

 

최신입은, 올해 3월 공채로 들어온 우리 팀 막내이자 신입사원이다.
직장생활이 처음이니, 여러가지로 서툰 것이 많은 상황!

무엇보다, 무엇을 어떻게 해야 할지 알지 못하고, 늘 실수가 잦다.
 

항상 바쁘게 움직이는 모습은 보이지만, 안타깝게도 바쁘지만 놓치는 일도 많고, 해온 일을 살펴보면 빼먹거나, 실수한 부분이 눈에 자주 보인다.

정신교육을 시켜야 할까, 아니면 일하는 업무 하는 방법을 가르쳐야 할까?

 

이러한 고민을 시작으로 박팀장은, 최신입과 1:1 면담을 하게 되었다.
오래간만에 커피를 마시면서, 최신입에게 회사 생활은 어떤지, 업무는 할 만한지 물어보았다.

 

최신입은, 자신은 열심히 일해서 팀 내에서 인정받고 싶고, 일 잘하는 신입이라는 칭찬도 듣고 싶다고 말했다. 그러나, 업무가 너무 많고, 그 일들을 무엇부터 어떻게 처리해 나가야 할지 너무 막막하다는 고백을 듣게 되었다.

결론적으로, 정신교육의 문제는 아니었다.

팀장으로써, 일을 효율적으로 잘 해 나갈 수 있는 방법을 알려줘야만 했다.

 

 


 

업무를 효율적으로 잘 해 나가기 위해서는 무엇을 어떻게 해야만 할까?

우리는 한정된 자원안에서 효율적이고 효과적인 시관 관리를 해야만 조직에도 기여할 수 있고, 자신도 인정받을 수가 있을 것이다.
 

그렇다면, 효율적인 시간관리는 어떻게 하면 좋을까?

효율적인 시간관리의 좋은 방법으로, ‘To Do List’를 작성해서 스스로 관리해보게 하면 좋다.
To Do List를 잘 활용하기 위한 3가지 방법은 다음과 같다.

 


 

첫 번째, 오늘의 일정을 확인하고 무엇을 해야 할지 스스로 기록해 보게 한다.
아침에 출근하면 가장 먼저 오늘의 할 일들을 떠올려 보고, 미리 기록해 보는 것이다.
그러면, 하루에 주어진 업무 시간을 어떻게 쪼개어 활용하면 좋을지 감을 잡을 수 있게 될 것이다. 할 일들을 기록하면서, 시간이 어느정도 소요될지도 미리 예측해서 함께 기록하면 더욱 좋겠다.

 

두 번째, 구체적인 계획을 세운다.
위에서 해야 할 일들을 정리하여 기록해 보았다면, 그 일들을 어떻게 처리할 수 있을지
방법과 간단한 전략 및 계획을 기록해 보자.
그러면, 그 일을 처리할 때 어떠한 방법으로 해당 업무를 처리할 수 있을지를 미리 고민해 볼 수 있기 때문에, 바쁜 업무 시간 중에 닥쳐서 처리하는 것보다 훨씬 더 효율적이고 방법을 통해, 효과적인 결과물을 만들어 낼 수 있을 것이다.

 

세 번째, 우선순위를 정해서 업무를 처리해 보자.
중요도와 긴급도를 잘 따져보고, 중요하면서 긴급 한 것에 포함되는 일을 먼저 처리해 나감으로써, 시간을 효율적으로 활용해 나갈 수 있다.
그렇다면, 돌발업무 vs 기존업무 중 무엇부터 해야 할까?
그것은, 팀장에게 물어보면 가장 좋다. 상사에게 확인해 보고, 업무를 처리한다면 우선순위를 보다 쉽게 정할 수 있을 것이다.

 

이렇게 위에서 제시한 대로 To Do List에 맞춰서 업무 처리를 완료한 일에 대해서는,
하나씩 없애 나가보자! 내가 그 일을 해냈다는 뿌듯함도 있을 것이고, 하나씩 지워지는 오늘의 할 일을 보면서, 보람도 느낄 수 있을 것이다.  

위와 같이 To Do List를 작성해서 업무를 처리해 나갔다면, 추가적으로 고민해 봐야할 것이 한 가지가 있다.

 

바로 업무 집중력을 높이는 일이다.

사람은, 보통 자신이 어떤 시간대에 업무 집중력이 가장 높은지 스스로 잘 알고 있다.
반면, 어느 시간대에 집중력이 가장 떨어지는 지도 잘 알고 있다.
예를 들면, 하루를 크게 3덩이로 나눠본다면, 박팀장의 경우 이렇게 나눌 수 있을 것 같다.

 덩이 1. 9시~12시까지 3h은, 집중도 최고 높은 시간
    => 가장 중요한 업무를 처리하는 시간

 덩이 2. 13시~15시까지 2h은, 집중력 보통
    => 오전에 처리하지 못한 일과, 스스로에게 익숙한 업무를 처리하는 시간
 덩이 3. 15시~18시까지 3h은, 집중력이 가장 떨어지는 시간
    => 매일 해야 하는 반복적인 업무나, 회의 등을 진행하는 시간

 

그 밖에 최신입은, 아직 신입이기 때문에, 해당 업무를 잘 하기 위해서는, 누구와 업무 협업을 해야하고, 업무에 대해 도움을 받아야 하는지 알려 주어야만 한다.
 


 

이렇게 업무를 효율적으로 잘 처리할 수 있는 방법들을 알려주었다면, 당분간은 리더로서, 최신입과 자주 대화를 하면서, 업무를 하는데 방해요소나 장애요인은 없는지,

업무의 효율성이 나아기고 있는지 등을 잘 관찰하면서 코칭과 지원을 아끼지 말아야 하겠다.

훌륭한 리더는 하루 아침에 만들어지지 않는다.
오늘도 훌륭한 리더가 되기 위해 고민하고 노력하는, 박팀장에게 응원의 박수를 보낸다.

 

 

글 : 와이즈먼코리아 박홍석 대표

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김민경 기자 (mkkim@koreabizreview.com) 이기자의 다른뉴스
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